7 Hàbitos para gestionar nuestro tiempo

Queridos Amigos:

Como pausa al tema sobre las Leyes Universales, les ofrezco un artìculo que me pareciò interesante debido a que ofrece una mirada pragmàtica sobre lo que hay que tomar encuenta cuando decidamos involucrarnos en alguna clase de empresa.

Luz Violeta

Siete Hábitos Para Gestionar Nuestro Tiempo Y Dirigir Nuestras Vidas

David W.H. Teague

1. Decide a dónde quieres ir
2. Decide qué debes hacer para llegar allí
3. Comienza por lo más importante
4. Asigna a cada cosa solo el tiempo justo y,,, ¡delega!
5. Sigue tu programa
6. Concéntrate en un solo asunto
7. Hazte la vida más fácil

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1. Decide a dónde quieres ir

a) Define por escrito de cinco a nueve objetivos, y al hacerlo, piensa en ti mismo, tu familia, tu trabajo; en ese orden de prioridades. Estos son tus objetivos de largo plazo entre si, retadores pero alcanzables.

b) Tus objetivos deben ser motivadores, claros, cuantificables, con plazo, compatibles

Eficacia no es cuestión de tiempo (reloj),

sino de saber a donde vas (brújula)

c) Mantén tus objetivos a la vista. Te ayudarán a tomar acción adecuadamente ante imprevistos.

2. Decide qué debes hacer para llegar allí

Solo cosecharás lo que siembras

a) Lo primero que tienes que hacer es desglosar en etapas tus objetivos, estableciendo proyectos (planes) para alcanzarlos. Escríbelos.

b) Elige. Asume que no puedes hacer todo cuanto deseas.

c) Comienza por el largo plazo, luego el mediano plazo y finalmente el corto plazo (semana). Cuantifica. Fija fechas. Asigna márgenes de seguridad para lo que tenga un plazo.

Si quieres que ocurra algo,

asígnale un tiempo

d) Tus proyectos (planes) son los eslabones que te conducirán hacia tus objetivos. Porque las tareas grandes al despiezarlas, se tornan asequibles.

e) Programa tiempo para pensar, para innovar, para formarte; y para cuidar de tu cuerpo y tu espíritu. Necesitas un tiempo personal de descanso y diversión.

3. Comienza por lo más importante

a) El 20% de nuestras actividades produce el 80% de nuestros resultados. Identifica ese 20% y céntrate en él, empezando tan pronto como puedas con los próximos pasos que te acercarán a él.

b) Evita la tentación de abordar lo que es corto, cómodo, agradable o conocido. Es tentador porque suele ser gratificante. Pero también suele ser poco importante.

c) Anticipa lo importante antes de que se convierta en urgente. Adelántate a los problemas porque si llegan antes que tú, tendrán ventaja. Las urgencias malgastan el tiempo, suelen conducir a soluciones poco elegantes y provocan estrés

d) Prioriza lo importante primero. Tu semana y tu jornada deben estar precedidas por lo importante

Perder el tiempo, es hacer cosas menos importantes que las que podrías hacer

e) Dedica al menos 2/3 de tu tiempo a lo más importante que aún no es urgente. Porque así evitarás que se convierta en urgente y encontrarás las mejores soluciones para lo que verdaderamente importa.

Lo urgente nos lleva al estrés,

lo importante a los objetivos

f) Si lo importante es difícil o lago, aíslate. Enciérrate en el Despacho o piérdete fuera de él si es preciso. Las interrupciones pueden multiplicar por 20 el tiempo que te lleve una tarea.

4. Asigna a cada cosa solo el tiempo justo y,,, ¡delega!

a) Programa a cada tarea el tiempo adecuado y no más. Si le asignas poco ‘te cogerás los dedos’, te saldrá mal; o tendrás que repetirla. Si le asignas demasiado, consumirá tu tiempo innecesariamente. Pero piensa que todo lleva más tiempo de lo que parece al principio.

b) Busca la perfección en el conjunto y no en cada tarea. El conjunto incluye lo económico, lo social, lo afectivo,…, tu vida.

c) Programa el tiempo y no las tareas. Y no lo agotes, porque debes contar con los imprevistos. No sabes cuando, pero te llegarán y ocuparán más de la mitad de tu jornada.

Busca la perfección en el conjunto y no en cada tarea

d) Dice el refrán sajón: “Si lo quieres pronto y bien hecho hazlo tu mismo” Nada más falso. Solo sería recomendable si tuvieras una sola cosa que hacer. Aplícalo solo a lo importante.

e) Delega todo lo que puedas. Pregúntate siempre que puedes delegar y a quién. La única trampa que puedes hacerle al tiempo es usar el tiempo ajeno. Debes hacerlo para que tu equipo se desarrolle y se motive, para liberar tu tiempo para cosas más importantes, para que todos crezcan profesionalmente.

f) Pero recuerda que delegar no es abdicar. Es preciso definir claramente el resultado a alcanzar, informar a los implicados, formar al otro, dotarlo de los recursos necesarios motivarlo, concederle el derecho al error y establecer controles para mantener el rumbo durante el aprendizaje.

g) Y ten paciencia. Delegar es invertir. Los resultados se obtienen después. Con creces.

5. Sigue tu programa

a) Prepara un programa de actividades para cada semana. Los próximos pasos son los que harán avanzar tus proyectos (planes) y los que te llevarán día a día a alcanzar tus objetivos sistemáticamente.

b) Inicia tu jornada de acuerdo con tu agenda. Mantenla a la vista. Sigue tu programa, salvo que te surja algo más importante.

c) Actúa según tu iniciativa, según tu criterio. Evita la reacción compulsiva a atender interrupciones, problemas o asuntos imprevistos no prioritarios (cortos, cómodos, urgentes…) O a lo que te piden los demás. Acepta una interrupción sólo cuando entiendas que te resulta de interés (o es tu obligación).

d) Aprende a decir NO. Cuando sabes que es lo correcto. Se amable, pero no a costa de abandonar tus prioridades. Colabora, pero sin abandonar tus propias responsabilidades. Se asertivo y decide, por ti mismo, tu comportamiento.

e) No lo dejes para luego. Como dice un viejo refrán inglés: “un día de estos es ninguno de estos días”

f) No pospongas lo que es difícil o te desagrada, sobre todo si es importante. Cuanto antes te lo quites de encima, mejor te sentirás

El estrés no lo causa el trabajo realizado,

sino el pendiente

g) Decide a tiempo. Evita la tentación de seguir acopiando más información en busca de lo seguro. A veces tendrás que tomar decisiones con información insuficiente o perderás el tren.

6. Concéntrate en un solo asunto

a) Nuestra cultura sobrevalora el esfuerzo y la acción. La persona ocupada se siente importante. La actividad se acaba convirtiendo en una trampa: se está tan enfrascado en lo que se hace que se acaba olvidando para qué se hace (objetivo).

b) Tu conciente solo puede ocuparse eficazmente de un solo asunto a la vez. La dispersión lleva al estrés.

Cambiar de una tarea a otra encarece las dos.

Y las retrasa.

c) Saltar de un asunto a otro alarga el tiempo que ocupa cada uno de ellos. La eficacia se consigue trabajando en un asunto hasta donde se pueda, con olvido de lo demás.

No cuenta lo que trabajas,

sino lo que terminas.

d) Mantén un escritorio ordenado. Tu escritorio es un lugar donde recibes, procesas y emites información. Solo debes tener la referente al asunto en que trabajas y las herramientas de uso cotidiano.

e) Los montones sobre tu mesa dificultarán tu concentración y sólo contribuirán a producirte también estrés.

f) Si tocas un documento (papel o correo electrónico), pasa a la acción: resuelve, reencamina, archiva o tira (envíalo a la papelera). Pero no lo dejes para “más tarde”.

g) Evita las interrupciones. Alargan extraordinariamente el tiempo preciso para realizar una tarea. Acepta las menos posibles y se asertivo: aprende a decir “NO” cuando lo que tienes entre manos es más importante que el imprevisto que te surja.

Convierte en un hábito el preguntarte, si lo que vas a hacer,

es lo mejor que puedes hacer AHORA

7. Hazte la vida más fácil

a) Tu tiempo es tu vida. Lo necesitas para todo lo que quieras hacer o disfrutar. No lo malgastes.

b) Cuida tu cuerpo, que es tu herramienta básica. Alimento. Ejercicio. Descanso. Todo condiciona un alto rendimiento.

c) Cuida tu ánimo, es tu energía y tu fuerza. Aprende a evitar las preocupaciones y el estrés: deterioran, cansan, debilitan. Equilibra tus intereses y tus responsabilidades: tu mismo, tu familia y el trabajo.

d) Apóyate en las mejores herramientas de organización y gestión. Hay varias y son complementarias. Te ahorrarán tiempo, liberan la mente y favorecen tu creatividad.

e) Las herramientas digitales (ordenadores, agendas electrónicas, teléfonos móviles) son cada vez más sofisticadas: tamaños más compactos, capacidad de datos, mayor y mejor conectividad. Son idóneos para presentar listados pequeños, no relacionados y que no requieren ser compartidos con otros.

f) Las herramientas de papel (dietarios, agendas y organizadores) tienen otras grandes ventajas. Los mejores organizadores son idóneos para aplicar día a día la gestión por objetivos y para acumular información vital de forma relacionada y compatible.

g) Y por último, ¡Ojo con las largas jornadas y el estrés consiguiente! Sabes que no solo baja tu rendimiento, sino que desaparecen habilidades que te son precisas: creatividad, memoria, empatía, capacidad para comunicar, persuadir o negociar con otros, motivas a tu equipo, vender ideas,… busca la calidad en tu trabajo antes que la cantidad.

h) El uso eficaz de tu tiempo te conducirá al éxito personal, único modo de que alcances la felicidad. Recuerda que:

UNA PERSONA MÁS EFICAZ ES MÁS FELIZ

Time/System International